Profil - PPID Kabupaten Ketapang

Profil PPID

Apakah PPID itu?

PPID & PPID PEMBANTU PPID

adalah kepanjangan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dimana PPID berfungsi sebagai pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh badan publik sesuai dengan amanat UU 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan keberadaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu (PPID Pembantu)

adalah pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada Satuan Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah

1. Pengklasifikasian informasi yang terdiri dari :

– Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;

– Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;

– Informasi yang wajib tersedia setiap saat;

– Informasi yang dikecualikan.

2. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannnya;

3. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi yang ada dilingkungannya kepada publik;

4. Melakukan verifikasi bahan informasi publik yang ada di lingkungannya;

5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannya;

6. Menyediakana informasi dan dokumentasi yang ada di lingkungannya untuk akses oleh masyarakat;

7. Melakukan inventerisasi informasi yang dikecualikan untuk disampaikan kepada PPID Utama;

8. Memberikan laporan tentang pengelolaan informasi yang ada di lingkungannya kepada PPID Utama secara berkala

Informasi dan Informasi Publik

Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik atau non elektronik.

Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

Badan Publik

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/ atau APBD, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/ atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/ atau luar negeri.

Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh badan publik dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.

Dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data, catatan dan/ atau keterangan yang dibuat dan/ atau diterima oleh badan publik.

Kewajiban badan Publik

Pasal 7 UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan;
Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan;
Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 2, Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah;
Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik
Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada angka 4, antara lain memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan Negara;
Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 1 sampai dengan angka 4, Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan non elektronik

Pasal 4 PERKI No. 1 Th. 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik

Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi Publik;
Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien;
Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya;
Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik, serta situs resmi bagi Badan Publik Negara;
Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik
Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh Informasi Publik yang dikelola;
Menyediakan dan memberikan Informasi Publik;
Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan
Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik sesuai dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi, dan;
Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik pada instansinya.

Jenis Informasi Publik

Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala adalah informasi yang telah dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik untuk diumumkan secara teratur dan rutin tanpa ada permintaan;
Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, adalah informasi yang apabila tidak disampaikan dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum yang berhubungan dengan tupoksi Badan Publik tanpa ada permintaan;
Informasi yang wajib tersedia setiap saat, adalah informasi yang telah dikuasasi dan didokumentasikan oleh Badan Publik serta telah dinyatakan terbuka sebagai informasi yang dapat diakses oleh pengguna informasi bilamana ada permintaan;
Informasi yang dikecualikan, adalah informasi yang dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik yang tidak dapat diakses oleh pemohon informasi berdasarkan alasan-alasan pengecualian.

Dasar Operasional PPID Kabupaten Ketapang

UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
– UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
– Peraturah Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik;
– Peraturan Pemerintah Nomor 96 tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No. 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;
– Keputusan Menteri PAN dan RB Nomor KEP/25/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah;
– Permen PAN dan RB Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan; Permen PAN dan RB Nomor 38 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik;
– Permen PAN dan RB Nomor 66 Tahung 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Pembina/Penanggung Jawab dan Pemeringkatan Kementerian/Lembaga, Pemerintah Provinsi, dan Pemerintah Kabupaten/Kota Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik;
– Keputusan Bupati Ketapang Nomor 704/Humas/2014 tentang Penunjukkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu;
– Keputusan Bupati Ketapang Nomor 176/KOMINFO-B/2018 tanggal 26 Pebruari 2018 tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi Kabupaten Ketapang.
– Keputusan Bupati Ketapang Nomor 352/KOMINFO-B/2018 tanggal 3 Agustus 2018 tentang Penunjukkan Pejabat PPID Pembantu dan Petugas Layanan Informasi dilingkungan Dinas Komunikasi dan Informatika Kab Ketapang

Profil PPID

Tugas Wewenang

PEMBINA

Bertugas melakukan pembinaan dan memberikan arahan dalam hal perencanaan informasi
Fungsi Pembina :
Pembinaan terhadap pengelola layanan informasi dan dokumentasi juga seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi sesuai dengan mekanisme yang ditentukan;
Melakukan pembinaan terhadap pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi dilingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Ketapang;
Mengesahkan dan menetapkan jenis-jenis informasi

PENGARAH

Bertugas memberikan arahan kepada Pejabat Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi Utama dan Pembantu mengenai pelaksanaan kegiatan pemberian layanan informasi public;
Fungsi Pengarah :
Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kegiatan pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
Mengajukan Usulan Kebijakan dan Perencanaan Program Layanan Informasi Publik;

TIM PERTIMBANGAN

Bertugas membahas dan memberikan pertimbangan atas jenis informasi yang dikecualikan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Ketapang;
Fungsi Tim Pertimbangan:

– Membahas dan memberikan pertimbangan atas keberatan dan penyelesaian sengketa informasi;

– Membahas dan memberikan pertimbangan atas berbagai persoalan yang terkait dengan pelaksanaan layanan informasi public dilingkungan Pemerintah Kabupaten Ketapang;

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI dan DOKUMENTASI

Bertugas :

Menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi dan dokumentasi;
Menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi;
Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID pembantu;
Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberikan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada public;
Melakukan verifikasi bahan informasi dan dokumentasi publik;
Melakukan uji konsekuensi atas informasi dan dokumentasi yang dikecualikan;
Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi;
Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat;
Melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh PPID Pembantu;
Melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/ atau sesuai dengan kebutuhan;Mengesahkan informasi dan dokumentasi yang layak untuk dipublikasikan;
Menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk mengumpulkan, mengelola dan memelihara informasi dan dokumentasi;
Membentuk tim fasilitas penanganan sengketa informasi yang ditetapkan dengan Keputusan Bupati Ketapang;

Wewenang :

Menolak memberikan informasi dan dokumentasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan;;
Meminta dan memperoleh informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu yang menjadi cakupan kerjanya;
Mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dan dokumentasi dengan PPID Pembantu yang menjadi cakupan kerjanya;
Menentukan atau menetapkan suatu informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh public;
Menugaskan PPID Pembantu dan/atau pejabat fungsional untuk membuat, mengumpulkan serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi;

BIDANG-BIDANG PPID

Bidang Pengelolaan Informasi :

Bertugas mengolah bahan informasi publik;
Fungsi Bidang Pengelolaan Informasi :

– Inventarisasi pengklasifikasian informasi dan dokumentasi ;

– Pelaksanaan konsultasi klasifikasi informasi publik

Bidang Dokumentasi dan Arsip;

– Bertugas menyimpan, mendokumentasikan dan menyediakan informasi publik;

– Fungsi Bidang dokumentasi dan arsip: yaitu penyiapan dan pemeliharaan dokumentasi dan informasi publik ;

Bidang Pelayanan Informasi;

– Bertugas memberikan pelayanan konsultasi informasi publik;

– Fungsi Bidang Pelayanan Informasi :

– Penyediaan informasi dalam rangka pelayanan informasi public;

– Memberikan dan menyampaikan layanan informasi publik;

– Pelayanan konsultasi klasifikasi publik;

Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa;

– Bertugas melaksanakan advokasi penyelesaian sengketa informasi publik;

– Fungsi Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa :

– Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penanganan penyelesaian sengketa informasi;

– Pelaksanaan verifikasi, laporan dan laporan rekomendasi atas pengaduan atau sengketa informasi;

PPID PEMBANTU

Bertugas :

Membantu PPID Utama melaksanakan tanggung jawab, tugas dan kewenangannya;
Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID utama dilakukan paling sedikit 6 (enam) bulan sekali atau sesuai kebutuhan;
Melaksnakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
Menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi pemohon informasi secara cepat, tepat berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima:
Mengumpulkan, mengolah dan mengkompilasi bahan dan data lingkup komponen dilingkungan pemerintah pusat dan daerah untuk menjadi bahan informasi publik;
Menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknis dan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama secara berkala dan sesuai kebutuhan;

Selain tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PPID Pembantu khususnya Sekretariat DPRD bertugas untuk :

– Menyampaikan, meminta, mengelola, menyimpan informasi dan dokumentasi kepada DPRD sesuai Peraturan Perundang-undangan ;

– Mengkoordinasikan informasi dan dokumentasi kepada DPRD untuk menetapkan informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh Publik;

SEKRETARIAT PPID

Bertugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan pengumpulan informasi, pendokumentasian informasi dan pelayanan informasi dari PPID Pembantu (OPD);

Fungsi Sekretaris :

Pelaksanaan koordinasi penyusunan program pengelolaan informasi dan dokumentasi;
Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas bidang-bidang dan
Pelaksanaan koordinasi dan konsolidasi dalam rangka pengumpulan informasi dan dokumentasi;